Virtuelle Messe: Digitaler Showroom ist der Trend 2021

Sie ist das Messeerlebnis der Zukunft: Die virtuelle Messe ist der digitale Zwilling des klassischen Messestands und hat ziemlich gute Chancen, ganz besonders in diesem Jahr als Erfolgsmodell an seinem Geschwisterchen vorbeizuziehen. Die Digitalisierung schreitet weiter unaufhaltsam voran und auch die aktuelle Situation um das Coronavirus und damit einhergehende Einschränkungen in Sachen Eventverantsaltungen lassen für viele Unternehmen die virtuelle Messe zu einer sehr verlockenden Alternative werden. Also: Let’s meet digital! 

Was ist eine virtuelle Messe?

Wikipedia bringt es schon ziemlich gut auf den Punkt: Die virtuelle Messe ist eigentlich nichts anderes, als die analoge Messe auch – außer eben, dass sie anstatt in einer Messehalle im WWW stattfindet. Die Ziele der Aussteller und der Besucher sind nämlich die gleichen: Besucher möchten verschiedene Anbieter vergleichen und einen Marktüberblick erhalten. Aussteller möchten ihr Unternehmen bekannter machen und Waren oder Dienstleistungen anpreisen. Denn auch im digitalen Zeitalter bleibt die Messe nach wie vor ein reizvoller Vertriebskanal für Unternehmen. Wie kaum an einem anderen Ort können Kunden, potentiellen Partnern oder Lieferanten persönlich in Kontakt treten und ihre Produkte von der besten Seite präsentieren. 

Die Bestandteile der traditionellen Messen, wie der klassische Messestand, Workshop-Räume oder Live-Bühnen, werden für die Online-Variante in 2D- oder 3D-Modellen nachempfunden – mal mit, mal ohne Virtual Reality Elemente.

Wie funktionieren virtuelle Messen?

Wie auch bei der analogen Messe liegt der Erfolg des virtuellen Zwillings in einer ausgeklügelten Planung und einem vollumfassenden Messekonzept. Achtung, Achtung: Auch die Planung einer (erfolgreichen) virtuellen Messe kann zum wahren Zeitfresser werden – kalkuliere hier in Sachen Messevorbereitung also nicht zu knapp.

Diese sechs Schritte helfen dabei, einen erfolgreichen Messeauftritt zu planen:

• Thema definieren
• Partner organisieren
• Programm festlegen
• Landingpage / Eventseite programmieren
• Veranstaltung
• Nachfass / Erfolgsanalyse

Virtuelle Messen lassen sich auf technischer Seite grundsätzlich in zwei verschiedene Formate unterteilen. Die Messe kann entweder realitätsnah in 3D übersetzt und dann mithilfe eines PCs oder eines Mobile Devices besucht werden. Dabei gibt es sogar die Möglichkeit, eine virtuelle Messe per VR-Brille zu erleben. Der große Vorteil hier: Der Besucher hat ein ganz besonderes und immersives Messeerlebnis und erkundet, ähnlich einem Computerspiel, die digitalen Messehallen und das Messegelände, kann interaktiv mit den Ausstellern agieren und profitiert von der modernen Technologieerfahrung. 

Andere Anbieter setzen auf Conversion optimierte Seiten, die den Einsatz von 3D-Elementen zwar nicht ausschließen, den Fokus jedoch  verstärkt auf Ergebnissen und auf dem Anwenden von Online Marketing Techniken setzen.

5 wichtige Punkte für deine virtuelle Messe:

Eine Messe zu organisieren ist nicht einfach – das gilt für die virtuelle Messe genauso wie für die klassische Messe. Wenn du allerdings ein paar grundlegende Regeln für dein Online-Event kennst und befolgst, wird es mit Sicherheit zu einem einmaligen Erlebnis für alle Beteiligten. Wir verraten dir, was das Erfolgsgeheimnis einer richtig guten virtuellen Messe ist!

1. Vorfreude ist die schönste Freude

Wie bei einer normalen Messe auch gilt es, das Interesse deiner potentiellen Besucher zu wecken. Wie das klappt? Werbung über die eigenen Social Media Plattformen auszuspielen erweist sich dafür häufig als effektiv. Richtest du eine Business-Messe aus, ist Werbung auf Plattformen wie Xing und LinkedIn ratsam. Online Werbung für ein Online Event ist absolut zu empfehlen, weil die Nutzer dort bereits digital affin sind.

Auch die Aussicht auf Rabatte, exklusive Produkte, Gewinnspiele und andere Goodies kann für Besucher zur Verlockung werden.

Damit die Vorfreude deiner Messegäste allerdings nicht aufgrund technischer Defizite und zunehmender  Frustration wieder verpufft, solltest du ihnen im Vorhinein klare Anweisungen an die Hand geben: Wie finde ich mich auf einer virtuellen Messe zurecht? Was habe ich auf der Messe zu erwarten?  Welche technischen Bedingungen gilt es zu erfüllen? Vor allem für Neulinge können virtuelle Messen ohne roten Faden erstmal überfordernd sein – und das gilt es unbedingt zu vermeiden. Schließlich soll deine Messe nicht Köpfe zum Qualmen, sondern Augen zum Leuchten bringen.

2. Klick – und weg?!

Die Vorfreude auf deine virtuelle Messe ist geweckt – doch das ist nur die halbe Miete. Die Gefahr bei einer virtuellen Messe: Deine Besucher sind nur einen Klick vom Ausgang entfernt, nicht etwa zwei Messehallen, 500 Meter Fußmarsch und damit ungeahnte potentielle Verlockungen, doch noch etwas länger auf der Messe zu verweilen. 

Außerdem stellen Offline-Messen ein größeres Commitment für seine Besucher dar. Sie kaufen ein Ticket, buchen eine Zugverbindung, kümmern sich um das Hotel und und und. Einfach abzuhauen fällt bei so viel Kosten und Mühen schwerer (Angeberwissen to go: dieses Phänomen wird auch als Sunk-Cost-Fallacy bezeichnet). 

Um deine Besucher aufmerksam und interessiert zu halten, bieten sich kurze und knackige Formate, interessante Vorträge, interaktive Workshops oder spannende Talk-Runden an. Aber Achtung, Schnarch-Gefahr: Halte Reden lieber knapp und dafür abwechslungsreich.  Um deine Besucher zu engagen, kannst du sie auch mit interaktiven Elementen und Gamification bei Laune halten. Bei Vorträgen oder Diskussionsrunden sind Live-Umfragen und Abstimmungen dafür ein geeignetes Tool. Win-Win-Effekt: Nicht nur die Besucher bleiben so bei Laune, sondern eventuell kommen hier sogar spannende Learnings für den Aussteller rum. Um der Messe einen roten Faden und Struktur zu verleihen, bietet sich der Einsatz einer Moderation an.

3. ERROR: Wenn die Technik streikt

Ein absolutes No-Go für eine virtuelle Messe: miese Audio- und Videoqualität. Das wirkt nicht nur unseriös, sondern schreckt die Besucher ab und macht die Teilnahme an der virtuellen Messe wenig verlockend. Hier gilt: Stelle im Vorhinein sicher, dass der Ton ausgezeichnet und ruckelfrei und das Bild hochauflösend und entsprechend ausgeleuchtet daherkommt. Das gilt sowohl Live-Streaming-Videos, aber auch für vorproduzierte und in die virtuelle Messe integrierte Video-Elemente.

Du möchtest bei deinem nächsten (virtuellen) Event für interessierte Blicke der Besucher sorgen und einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen? Dann ist ein Messefilm von Blynk genau das, was du gesucht haben! Melde dich unverbindlich bei uns – wir beraten dich gern. 

Um ein Live-Streaming auch technisch für deine virtuelle Messe zu realisieren, gibt es etliche kostenfreie oder kostenpflichtige Programme und Tools. Interessiert? Dann bleib dran – denn dazu später noch mehr.

Du würdest dich in Sachen Technik gerne in professionelle Hände begeben? Kein Problem – Nahezu täglich wird diese Liste der Anbieter für virtuelle Messen länger. Nahezu jede Eventagentur, etliche Unternehmen im Bereich der Veranstaltungstechnik und viele Anbieter von Event-Apps oder Teilnehmermanagement bieten kompetente Rundum-Beratung für die virtuelle Messe.

4. Zahlen, bitte: Was kostet eine virtuelle Messe?

Diese Frage in Bezug auf die virtuelle Messe zu beantworten fällt genauso schwer, wie bei einer klassischen Messe auch. Ehrlich gesagt: Konkret lässt sich diese Frage gar nicht beantworten. Die Kosten einer klassischen Messe stehen in der Abhängigkeit vieler Faktoren: Standgröße, Standbau, Unterkunft, Verpflegung und und und. Die virtuelle Messe  bringt zwar gänzlich andere Faktoren ins Spiel, die allerdings ähnlich divergent sein können. Die Hauptvariablen für die virtuelle Messe stellen die Marketingkosten zur Besucherakquise und die technische Umsetzungsform der Messe dar. 

Der Werkzeugkoffer für die virtuellen Funktionen ist bei einem Baukastensystem des Anbieters vereinfacht definierbar. Die DigitalExpo der enra GmbH ermöglicht die Veranstaltungsdurchführung beispielsweise im Basispaket ab 3.000 Euro (exkl. Mehrwertsteuer). Achtung, Disclaimer: Es handelt sich hierbei lediglich um eine exemplarische Kostenschätzung. Die Angebote und Kosten für eine virtuelle Messe variieren von Anbieter zu Anbieter stark. Wichtig bei der Preiskalkulation im Auge zu behalten: Welche Dienstleistung wird im jeweiligen Paket angeboten? Begleiten sie lediglich die Konzeptionsphase der virtuellen Messe? Oder beinhaltet sie alle Phasen der Umsetzung? Hier sollte nicht an der Serviceleistung gespart werden, da die Veranstaltung einer virtuellen Messe für viele Unternehmen komplett neuartig und eine gute Beartung deshalb ausschlaggebend für ihren Erfolg ist.

5. Virtuelle Ausstellung: Mit diesen Anbietern und Tools klappt’s 

Bist du auf der Suche nach einem Unternehmen oder Anbieter, der dir bei deiner virtuellen Messe unter die Arme greift? Oder suchst nach dem perfekten Live-Streaming-Programm? Um dir die Recherche etwas zu erleichtern, haben wir im Folgenden eine kleine Auswahl an Softwares und Dienstleistern zusammengestellt. 

AirLST

AirLST ist eine All-in-one Lösung für die nächste virtuelle Messe: Von den Ausstellern über die Bühnenshow bis hin zum Netzwerken sind alle wichtigen Funktionen in einer Software abgedeckt. Seinen Ursprung hat AirLST in der klassischen Eventplanung – wir haben es also mit Profis auf dem Gebiet der Messekonzeption zu tun. Neben Themen wie Teilnehmerregistrierung, Event-Webseiten mit Areas, Agenda, Ständen und Co, virtuellen Veranstaltungsräumen bietet AirLST auch Streamingmöglichkeiten für seine Kunden.

mockup messe

mockup messe bietet ein Framework, dass ganz individuell für das eigene virtuell Event anpassen werden kann: Im Angebot enthalten ist unter anderem ein virtuelles Bühnenprogramm, Live-Workshop in kleinerer Runde, Videoaufzeichnungen pro Stand, Live-Chat-Gespräche, digitale Goodie Bags und vieles Mehr. 

meetyoo 

meetyoo gehört mit der eigenentwickelten ubivent-Plattform zu den weltweit führenden Spezialisten für virtuelle Veranstaltungen. Das Versprechen von meetyo: “Unsere Lösungen für virtuelle Events und Online-Messen ermöglichen es, Kosten für Veranstaltungen deutlich zu reduzieren, Umweltbelastungen durch „Green IT“ zu verringern und die Reichweite von Events zu erhöhen!”

Neben virtuellen Messen organisiert meetyoo außerdem Webinare, Online-Karrieremessen, virtuelle Mitarbeiterversammlungen, Online-Schulungen oder virtuelle Konferenzen.

EXPO-IP

Trommelwirbel für den Platzhirsch unter den Anbietern für virtuelle Messen: An EXPO-IP führt bei der Recherche zu Online-Events kaum ein Weg vorbei. EXPO-IP unterstützt seine Kunden bei der Planung, Organisation und Durchführung der virtuellen Messe, der Besucher- und Leadgenerierung, der Integration von GoToWebinar und vielem mehr. 

Live-Streaming mit YouTube 

Keine andere Plattform steht so für Videos wie YouTube. Mit YouTube Live bietet das Videoportal einen Service, mit dem Zuschauer sich ähnlich wie beim Fernsehen in Streams einschalten können. Diese Live-Streams können bis zu 8 Stunden lang sein. 

Der große Vorteil beim Live-Streaming per YouTube: Anders als bei Facebook oder Instagram brauchen die Zuschauer keinen eigenen Account, um die Streams anzuschauen. Der Live-Stream kann außerdem im privaten Modus hochgeladen und so nur einer bestimmten Gruppe an Menschen zugänglich gemacht werden. Das 8-Stunden-Limit macht YouTube ideal zum Streamen von Events und Konferenzen. 

Live-Streaming mit Skype

Skype ist ein altbekannter Klassiker in Sachen Video-Messaging. Fun Fact: Das Wort “skypen” hat es sogar in den Duden geschafft. In der kostenfreien Sykpe-Version können Konferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern gehalten werden. Außerdem können Textnachrichten verfasst und Voicemails aufgezeichnet werden. Außerdem hält Skype viele zusätzliche nützliche Features bereit: Das Weichzeichnen des Hintergrunds, automatisierte  Untertitel bei Fremdsprachen und vieles mehr. Einen weiteren Vorteil bietet Skype, indem es sich leicht mit anderen Streaming-Tools koppeln lässt und es damit ganz einfach ermöglicht, auch andere Teilnehmer hinzuzuschalten. 

Live-Streaming mit Google Meet

Für ein Live-Streaming, das in die virtuelle Messe eingebunden ist, ist ausschließlich die bezahlte Version von Google Meet interessant (da in der kostenfreien nur maximal 10 Teilnehmer pro Call hinzugefügt werden können). Nutzer des Google Workspace können Videos auch an bis zu 100.000 Zuschauer streamen, indem sie einen “Watch only”-Link versenden – das hingegen kann sehr effektive Live-Streaming-Variante für die virtuelle Messe sein. Der Live-Stream kann dann sogar aufgezeichnet werden.

Live-Streaming mit Zoom

Viele Veranstalter, deren Events abgesagt wurde, nutzen die kostenpflichtige Version von Zoom zur Übertragung von Online-Veranstaltungen. Die Plattform wurde speziell für Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern entwickelt – das macht sie so verlockend für die Übertragung von virtuellen Messen. Möglich sind Video-Anrufe per Smartphone oder Desktop und obendrein sind Features wie “Text-Chat” und “Bildschirm teilen” in der kostenpflichtigen Version enthalten. Ein kleiner Wermutstropfen: Für die Zoom-Übertragung ist eine separate App von Nöten.

Virtuelle Messe: das sind die Vorteile

• Günstig: Der größte Teil eines Messebudgets verpufft häufig in Messebau, Standgebühren, Transportkosten, Unterkunft und Verpflegung. Beim digitalen Zwilling entfallen viele dieser Kosten; dieses Geld kann dann ins Marketing oder in die Leadgenerierung investiert oder für die nächste virtuelle Messe gespart werden.

• Nachhaltig: Immer mehr ausstellende Unternehmen legen Wert auf einen nachhaltigen Messeauftritt und erwarten auch seitens der Veranstalter entsprechende Vorkehrungen. Die virtuelle Messe reduziert den ökologischen Fußabdruck dabei auf ein Minimun – ein erfreulicher Pluspunkt! 

• Auswertbar: Das Resümee eines Messeerfolges steht an – und schon beim Gedanken qualmen die Köpfe. Denn das gestaltet sich oftmals gar nicht so einfach. Anders bei seinem Digital Twin: Bei digitalen Messen generieren sich die Daten quasi von selbst! Unternehmenszugehörigkeit, Interessen und Pain Points lassen sich viel einfacher abfragen, protokollieren und auswerten und machen so die Leadqualifizierung zum Kinderspiel!
  
• Ortsungebunden: Der wohl offensichtlichste Vorteil einer virtuellen Messe: Wenn der Messeauftritt digital stattfindet, entfallen Anreise und Unterkunft aller Beteiligten. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern senkt auch mögliche Hemmschwellen potentieller Messebesucher und vereinfacht den Zugang zur Messe – von überall auf der Welt aus. 

Die virtuelle Messe ist geplant –
aber das Video fehlt? 

Haben wir dich in Sachen virtuelle Messe neugierig gemacht? Oder bist du auf der Suche nach einer professionellen Videoagentur für dein Video-Vorhaben? Ob ein informatives Erklärvideo über deine Prozesse, einen brillanten Imagefilm über dein Unternehmen, eine 3D-Animation oder dein ganz persönliche Social Media Video-Produktion: Wir haben für jede Videokategorie die richtige Antwort. Lasse dich von unseren Videoexperten beraten, welche Art von Video am besten zu deinem Kommunikationsziel passt.

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